如何使用公关电子邮件来提高日常生产力

电子邮件是提高工作效率的好工具，但也可能有害，特别是如果人们花太多时间检查电子邮件。事实证明，大多数人每天都在浪费大量的时间，从而降低生产率。根据危机公关公司的各种研究，成年人平均每天花6.3个小时检查和回复电子邮件。一些基本的计算浪费了每周31小时。因此，我们认为使用电子邮件来提高生产力的第一件事是学习–如何聪明高效地检查电子邮件？当然，优先级和其他方面一样有用。毫无疑问，并非所有的新闻都有同样的重要性和优先级，所以从这里开始。为了长期提高生产力，你需要学会确定优先级。这基本上意味着应该首先处理紧迫和时间紧迫的任务，而其余的则留在未来，而不仅仅是一些随机的未来。请使用标签和不同的颜色，以有效地优先排序。这些应该能够帮助你确定需要尽快处理的电子邮件，并将其与其他电子邮件区分开来。指定两个专用插槽，每天检查介绍的消息。现在我们来谈谈上面提到的后期问题。要掌握有效的电子邮件检查技能，请每天指定两个专用插槽处理收到的电子邮件。时间范围取决于你的日程安排和大多数重要电子邮件的到达时间，忙于管理远程团队CEO，对于试图避免错误的客户支持代表和兼顾多个客户的自由职业者来说，时间会有所不同。繁忙的商务人员通常在高峰时间检查收件箱，而其他人则在早晚检查收件箱。最后，大多数9到5岁的上班族每天早上检查一次，午餐休息一次。最好，您将考虑以下两个因素来选择间隙：记住在高峰时间休息或空闲时间。如果你选择在繁忙的计划中找到新消息，其他任务肯定会受到影响。多任务处理听起来不错，但实际上并不起作用。询问心理学家。关闭通知当然，如果你不关闭通知，间隙将无济于事。如果通知整天打扰你，指定时间段的好处将被浪费。有些人只是在方便的时候关闭通知并返回收件箱，而另一些人则设置自动信息，让发件人知道何时需要回复。这取决于人，但我们不同意使用自动信息。为什么？首先，因为他们不区分标签，其次，因为接受者可能对这种做法不满意。请记住，收件人和你面临着同样的问题–全天处理大量传入消息。使用电子邮件日历可以帮助你跟踪新消息。设置它需要一些时间，但这是一次性工作。从那里，一切都会顺利进行。例如，使用不同的标签和颜色。也可以创建Excel帮助您跟踪重要的发件人，而不是重要的电子邮件。这些可以是常规的业务伙伴、经理、团队成员等。您还可以添加评论——帮助您一眼识别重要邮件和紧急邮件。提示：如果您使用多个电子邮件帐户，请选择一个模板而不是多个模板。用标签和颜色分开。进一步，请使用Gmail标签，使收件箱更干净。也许写简短答案最困难的部分是学会写简短答案，但这项技能绝对值得你花时间。在大多数情况下，电子邮件的长度可以缩短，电子邮件的数量可以大大减少，因此只包含重要信息（基本上是收件人想要收到的信息）。提示:如有必要，可以创建多个签名；如果所有发件人都来自同一类别，可以创建签名。只需将其添加到每个响应中。从长远来看，这将帮助你节省大量时间。此外，特别是当你能轻松创建电子邮件时，帮助你缩短实际时间。最重要的是避免使用可避免的句子和单词，包括复杂的短语和填充词。使您的电子邮件简短、清晰、简洁。最后但不重要的是，请注意主题。它已经表明，主题线是电子邮件中最重要的元素，因为它们随后宣布了新闻。我们已经看到了很多主题行写得不好的例子，即使是恰好是业务伙伴的发件人。事实上，像你好乔或我已经收到你的消息或是[公司]的史蒂夫这样的话并没有说太多，现在是吗？