DEPR危机公关手册：如何开始管理流程的转变

员工在业务中通常会发现问题。不幸的是，大多数员工避免提出这些问题，因为他们认为高级管理人员已经知道了。通常情况并非如此。那您如何开始变更管理流程呢？请遵循本指南。变更管理是什么？简而言之，变更管理是组织中变更的过程。从确定问题到部署和测试解决方案。它涉及到管理期望、员工和业务需求。通常有两种组织变化：适应性变化：随着业务的增长，这些变化往往是随着时间的推移而发生的微妙变化。完善归档制度，聘请更多人员管理不断增长的需求，为员工开发新的操作程序。变革性变革:这些都是大规模变革，需要投入时间和金钱在新的系统中重组业务运作模式。适应性变化往往比转换性变化少。这是因为转型涉及到更多的风险。他们需要花更多的时间和金钱，所以付款并不总是有保证的。尽管如此，它们通常对扩大业务更为重要。如果做得正确，可以帮助提高底线，让员工有更多的时间专注于真正重要的任务。但它们并不总是容易实现的。如果您想开始业务变更，请按以下7个步骤管理流程。步骤1：只有通过行动才能消除恐惧变化。只有避免这些问题，问题才会变得更加严重。如果你想带来改变，你需要鼓励。尽管如此，仍有许多人不愿意改变或对抗。担心遇到麻烦或因指出问题而引起你的注意，足以阻止你采取行动。鼓励发现问题，除非你在有毒的环境中工作。因此，你不必担心因指出不足而报复。而且，如果你确实在有毒的环境中工作，但想提出改进建议，请找到匿名发送建议的方法。这将使你在不成为目标的情况下发出声音。第二步:专注于在没有建议解决方案的情况下指出问题的解决方案，可能会抱怨或消极。指出缺陷是一回事，但提出解决问题的方法却完全不同。当你遇到有缺陷但没有解决办法的人时，往往会给人一种你在推销真正工作的印象。最有可能的是，他们和公司里的其他人一样忙。想到更多的工作可能会激怒他们。最后，他们可能会同意，点头，只是忽略问题，继续前进。相反，快速指出问题，然后集中精力解决问题。您想向负责人表明您已完成作业。这使得这个问题更难忽视。另外，完成大量工作(请记住，找出解决方案是最难的部分)，很可能会发生变化。实施成本/收益分析是变更管理过程中更有效的方法。如何节省每个人的时间和金钱，指出公司的问题成本，建立更好的解决方案或简化工作流程。重要的是要注意，任何变化都涉及到早期成本。从人们的时间到建立自定义的解决方案或重新考虑工作流程，你的企业将需要投资于变更，然后才能从中受益。第三步：作为员工寻找潜在的解决方案可能很难。根据你的背景和专业知识，你可能知道或不知道现有的解决方案。幸运的是，企业的工作流程比你想象的要少得多。大多数企业都在努力手动输入数据（以及由此产生的错误），正确地可视化数据，简化工作流程，浪费时间处理繁琐的任务。以后通常很难正确记录和定位任何需要纸质文档的过程。基本上，每当一个真实的人在工作过程中有接触点时，就有减速或问题的风险。了解挑战后，你需要做的一切。不要在这里花超过一个小时，特别是如果你没有解决方案的背景知识。知道有解决方案可以改进过程并开始对话就足够了。如果你想让团队和老板参与进来，你需要确保你的解决方案与他们的目标一致。否则，它可能会被忽视。任何风险高、支出概率小或目前不优先的问题都将被忽视。后一步，分析团队目标和管理目标。有些员工比其他员工更关心公司。有些人只是想资少，工作少(这是一个可悲但真实的现实)。其他人只是想提高效率，这样他们就可以减轻工作压力和头痛。匹配团队的问题和解决方案。如果你这样做，你会有更多的时间说服他们加入。量化结果是使目标与团队保持一致，更有效地导航变更管理流程。告诉你的团队:我们每周浪费X个小时来完成这项任务。如果我们部署Y解决方案，我们将为我们的团队节省大量时间，专注于其他任务。为了最大限度地发挥影响，请在几周、几个月甚至几年内扩大计算出的浪费。这些乘数确实可以帮助你理解低效带来的痛苦。第五步：为您的业务分享您的解决方案，最具影响力的解决方案可能是现有工作流程的某种形式的集成和自动化。但请记住，您可以提出解决方案，而无需成为技术和编程专家。相反，为了有效地导航变更管理过程，您需要开始对话。而且你需要继续对话。为了继续对话，你需要知道那里有什么样的解决方案。最有可能的是不止一个。有很多平台和程序旨在帮助企业提高效率。从低代码和无代码平台到现成的应用程序，您肯定会找到解决问题的方法。花点时间做研究。找出这些平台的成本。通过电子邮件打印一些规格或发送重要链接。并准备在表面上讨论这些可能的解决方案。第六步：跟进人很忙。有效浏览变更管理流程意味着您需要了解这一点。和你一起工作的人需要平衡日常工作，给他们另一个需要解决的问题可能会增加更多的复杂性。结果，你的想法(不管它有多好)最终可能会被搁置。在这里感到沮丧之前，你必须克服冲动。这不是个人的。相反，这是优先事项。不管你的解决方案有多好，都不是最紧迫的问题。或者，可能没有预算来研究和构建更好的解决方案。不管怎样，跟进都很重要。一两周后，请礼貌地检查你是否没有任何改善的趋势。你不想麻烦，但也不想忘记问题。第七步：记住，每个问题都有一个有效的导航变更管理过程，即保持持久性和灵活性。若无变更，请找出原因。讨论阻碍管理部署和测试解决方案的障碍。请记住，每个问题都有潜在的解决方案。无论是雇佣第三方来建立一个负担得起的定制解决方案，还是需要调动人员，以便合适的人有时间建立一个新的工作流，以防止问题的变化。只要你是积极变革的支持者，你的组织就能成功应对变革管理过程。最后，你会看到瓶颈破裂，低效的过程消失了。